La location d'un autocar avec chauffeur permet de transporter un grand nombre de personnes pour un voyage scolaire, un séminaire d'entreprise ou une sortie de groupe. Le prix, les documents obligatoires du transporteur et les délais de réservation en constituent les principaux paramètres.
Le tarif d'une location d'autocar dépend principalement de la distance parcourue, de la durée de mise à disposition, du nombre de passagers et du type de véhicule demandé (autocar standard, grand tourisme avec toilettes et climatisation, ou minicar pour les petits groupes). Un trajet local d'une demi-journée coûte nettement moins cher qu'une location sur plusieurs jours avec hébergement du chauffeur.
Une entreprise d'autocariste sérieuse doit disposer d'une licence de transport en commun de personnes, d'une attestation d'assurance à jour et de véhicules soumis aux contrôles techniques réglementaires. Il est recommandé de demander ces justificatifs avant de signer un contrat, en particulier pour des trajets de longue distance.
Les périodes de forte demande, comme les sorties scolaires de fin d'année ou les weekends de printemps, imposent souvent de réserver plusieurs semaines à l'avance. Un devis détaillé, incluant le kilométrage prévu, les horaires de prise en charge et les éventuels arrêts, permet d'éviter les mauvaises surprises le jour du départ.
Demander plusieurs devis à différents autocaristes reste la meilleure façon d'obtenir un tarif juste, à condition de comparer des prestations équivalentes, à savoir le même type de véhicule, la même durée de mise à disposition et les mêmes conditions d'annulation. Un prix sensiblement plus bas que les autres doit toujours inviter à vérifier la conformité réglementaire du transporteur.